En quoi le financement de nouveaux systèmes ERP se distingue d'autres projets

Chaque entreprise doit investir dans des équipements et des technologies afin d'améliorer sa production, son efficacité et développer une activité. Faire preuve de prudence assurera des investissements rentables, dont les bénéfices sont supérieurs aux coûts engagés par l'entreprise. Il est donc courant d'analyser chaque investissement potentiel par le biais d'une analyse coûts-avantages avant de s'engager.

Pour les équipements de production, cette analyse est assez simple. Le nouveau matériel permettra d'augmenter la production, d'accélérer les opérations, d'automatiser ce qui se fait manuellement (en diminuant la quantité de travail effective sur un produit) et autres retours sur investissement faciles à quantifier.

Les coûts et les avantages d'un système d'information peuvent être légèrement plus complexes à quantifier. Votre fournisseur potentiel vous proposera sans doute un devis complet incluant les coûts de matériel informatique, logiciels, installation, maintenance annuelle et services liés. Mais l'éditeur n'inclura peut-être pas les autres frais annexes qui sont généralement requis, tels que la formation utilisateurs, les pertes de production ou de productivité pendant la transition, et le nettoyage de la base de données. Il est intéressant de noter que le coût global est plus clair en cas d'installation d'un Cloud, puisque la très grande majorité des coûts du système et de maintenance sont inclus dans le tarif mensuel. Troquer les frais liés à un système sur site contre les dépenses opérationnelles d'un système Cloud change également la donne.

Un système ERP installé de manière efficace est la garantie d'un excellent retour sur investissement. Hors certains avantages évidents tels que la réduction des stocks et une meilleure productivité, la plupart des bénéfices sont plus difficiles à évaluer : une amélioration du service client ou de l'organisation de l'usine, une plus grande fidélisation et une meilleure satisfaction des employés, ou une hausse de la qualité, entre autres.

Il est nécessaire de définir les coûts et les avantages attendus sur une période de temps définie car les dépenses sont particulièrement élevées au début (la première année surtout, et diminuent par la suite), alors que les bénéfices ne s'accumulent généralement que plus tard, une fois que le système est complètement installé et que des améliorations sont constatées sur le plan opérationnel. Comment définir cette période de temps ? Renseignez-vous auprès de votre équipe chargée des finances et de la comptabilité. Il est fréquent de voir une analyse de retour sur investissement effectuée sur cinq ans, même si la plupart des entreprises gardent leur système ERP plus longtemps. Pourquoi ? Parce qu'un système ERP est au cœur des opérations d'une entreprise et que le remplacer est un investissement important en termes d'argent, de temps et de ressources. Ces considérations nous ramènent précisément à la justification du financement de nouveaux projets. Heureusement, l’installation d’un nouveau système porte ses fruits dans la plupart des entreprises, qui tirent profit de l'amélioration des processus et contrôles qui en découlent.

Votre entreprise profite-t-elle de tous les avantages qu'offre son système ERP ? Un système différent générerait-il suffisamment de retour sur investissement pour justifier un remplacement ?