Comment identifier un système ERP par affaire

La plupart des systèmes de fabrication ainsi que les ERP qui les soutiennent, sont liés aux commandes. Le suivi et la gestion des données sont concentrés sur les commandes individuelles de travail, les commandes des clients ou, dans le cas d’une production en flux, les horaires de lignes. Un grand nombre d’articles et de commandes ne sont liés qu’au travers d’une liste de pièces dans la planification et l’ordonnancement. Les activités, les plannings et les coûts ne sont pas connectés.

A moins que leur système ERP ne soit conçu spécifiquement pour les projets, les entreprises devant assembler plusieurs commandes et consolider les coûts et les plannings par projets sont contraintes de quitter l’environnement de leur ERP et d’utiliser divers tableurs et logiciels tiers.

Un ERP orienté vers une gestion par projet est en grande partie équivalent à un ERP traditionnel orienté vers une gestion par commande, mais compte quelques fonctionnalités additionnelles permettant de connecter des commandes, des rapports de progression et des calculs de cumul des coûts, par projet. Ceci est réalisé grâce à une couche de contrôle supportant la structure du projet et facilitant la visibilité et le reporting. Les projets peuvent être définis selon une structure de répartition des tâches qui saisit l'ensemble du contenu et de l'organisation de ceux-ci, ainsi que les exigences en matière de calendrier et de coûts.

Les projets peuvent être définis comme une structure de répartition des tâches (work breakdown structure – WBS) saisissant le contenu général et l’organisation de ceux-ci ainsi que les exigences relatives aux calendriers et aux coûts.

Visualisez un diagramme GANTT ou PERT, où les étapes du projet sont disposées sur un échéancier comprenant des dépendances et où chaque phase et élément du projet y occupent une position spécifique. Les activités de support (bons de commande, bons de travail, coûts et activités supplémentaires) sont attachées aux éléments du projet. Lorsque les activités progressent, les données (activités et coûts) sont effectuées dans le WBS où le statut (calendrier et coût par rapport au plan et au budget), la date d’achèvement prévue, le coût total estimatif, etc. sont disponibles en tout temps.

Un ERP par affaire correspond donc à un ERP traditionnel auquel seraient apposées des fonctionnalités additionnelles de gestion de projet et de comptabilité spécifiques. Un ERP par affaire permet d’éliminer l’utilisation de tableurs et autres systèmes de reporting et de suivi plus ou moins connectés, incompatibles avec une synchronisation en temps réel et entraînant erreurs et confusion.

Si votre entreprise travaille sur la base de projets, assurez-vous que votre système ERP offre la possibilité de gérer l’échéancier des projets au travers d’une structure de répartition de tâches et un calendrier, ainsi que les niveaux de reporting et la visibilité désirés afin de pouvoir fournir à vos clients toutes les informations demandées.

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