Symetis SA

MedTech reference

“ProConcept ERP meets our highest manufacturing demands (ISO 13485 norm concerning medical devices), it supports our growth and allows us to control our operational activity”.

A labour of love

Symetis, based in Ecublens (VD), Switzerland, markets and develops safe and intuitive aortic heart valve replacement systems (TAVI). No more major open heart surgery, no need to open the thorax. The surgeon introduces the folded valve on the end of the catheter, and then places it accurately at the top of the heart via the femoral artery.

This low impact technique is prescribed for high-risk patients suffering from severe aortic stenosis. This pathology, caused by the diameter of the aortic valve shrinking, disturbs blood flow to the heart, therefore weakening it.

The cardiac prostheses is composed of non-coronary native porcine leaflets attached to a self-expanding stent, giving it a ten year lifespan. The entire structure is assembled with over one thousand sutures.

The company was founded in 2001 by Jacques Essinger, Symetis commercialized their first product ten years later. Today the company has 291 full time employees: 104 in Ecublens and Germany, along with 187 in Brazil. The Swiss site in the canton of Vaud fabricates the instruments used to introduce the valves, whereas the valves themselves are produced in Belo Horizonte, Brazil, who have expertise in this field.

Symetis distributes its products throughout the world, but principally in the European market to hospitals, clinics, physicians, and distributors. The company was purchased in the second quarter of 2017 by Boston Scientific for the sum of 435 million Dollars (432 million Swiss Francs). The Heart valve replacement (TAVI) market continues to grow; this amounts to several billion dollars worldwide.

MedTech reference

“ProConcept ERP meets our highest manufacturing demands (ISO 13485 norm concerning medical devices), it supports our growth and allows us to control our operational activity”.

A labour of love

Symetis, based in Ecublens (VD), Switzerland, markets and develops safe and intuitive aortic heart valve replacement systems (TAVI). No more major open heart surgery, no need to open the thorax. The surgeon introduces the folded valve on the end of the catheter, and then places it accurately at the top of the heart via the femoral artery.

This low impact technique is prescribed for high-risk patients suffering from severe aortic stenosis. This pathology, caused by the diameter of the aortic valve shrinking, disturbs blood flow to the heart, therefore weakening it.

The cardiac prostheses is composed of non-coronary native porcine leaflets attached to a self-expanding stent, giving it a ten year lifespan. The entire structure is assembled with over one thousand sutures.

The company was founded in 2001 by Jacques Essinger, Symetis commercialized their first product ten years later. Today the company has 291 full time employees: 104 in Ecublens and Germany, along with 187 in Brazil. The Swiss site in the canton of Vaud fabricates the instruments used to introduce the valves, whereas the valves themselves are produced in Belo Horizonte, Brazil, who have expertise in this field.

Symetis distributes its products throughout the world, but principally in the European market to hospitals, clinics, physicians, and distributors. The company was purchased in the second quarter of 2017 by Boston Scientific for the sum of 435 million Dollars (432 million Swiss Francs). The Heart valve replacement (TAVI) market continues to grow; this amounts to several billion dollars worldwide.

Au cœur de l’entreprise : le logiciel ProConcept ERP

Si Symetis soulage le cœur des malades, le logiciel de gestion ProConcept ERP de ProConcept fait vibrer celui de l’entreprise vaudoise. « Répondant à nos exigences de fabrication les plus élevées (norme ISO 13485 qui concerne les dispositifs médicaux), il soutient notre croissance et nous permet de maîtriser notre activité opérationnelle », relève Alexandre Gimenez, responsable de la chaîne d’approvisionnement (« supply chain »). La clôture financière mensuelle est établie en un temps record (deux à trois jours) et sa fiabilité est sans égal. « À mon arrivée dans l’entreprise il y a un peu plus de deux ans, ProConcept était perçu comme une contrainte et n’apportait pas la valeur ajoutée attendue. Après analyse, il a été identifié que son utilisation n’était pas adéquate ».

Un gros travail préparatoire interne avec mise à jour des données de base, fiabilisation des données dynamiques par revue de processus et réaffectation des droits d’accès conforme aux rôles et aux responsabilités de chacun a permis de fiabiliser le système. Les utilisateurs ont également été formés pour les tâches à accomplir. « Cette étape a duré environ deux mois, à la suite desquels ils ont compris l’importance d’un emploi juste du système et ont pu en retirer les bénéfices en éliminant de nombreuses tâches sans valeur ajoutée afin de se consacrer à l’essentiel (fin des inventaires physiques de fin de mois, visibilité sur les activités opérationnelles et priorisation adéquate visant à les soutenir, tout cela avec un effort minimum de recherche d’informations). Nous avons également pu supprimer un logiciel de gestion d’entrepôt au profit de fonctionnalités existantes dans ProConcept », explique Alexandre Gimenez.

« Dès lors, nous avons été en mesure d’ajuster nos plans d’approvisionnement et de production à tout moment, grâce à la qualité des informations disponibles en temps réel : nous pouvons évaluer les risques de rupture et aussitôt réagir », souligne le Vaudois.

« Nous garantissons une traçabilité complète en quelques secondes depuis les composants jusqu’aux produits finis et vice versa, ce qui surprend régulièrement les autorités réglementaires qui nous auditent », note Alexandre Gimenez.

Pour parvenir à ces performances, le responsable de la chaîne d’approvisionnement a étroitement collaboré avec les consultants de ProConcept. Dès août 2015, Symetis a pris la décision d’enrichir l’utilisation de ProConcept en trois phases :

• Simplification du processus de réception avec implémentation de la gestion des statuts d’utilisation (en inspection, libéré, quarantaine, rejeté)
• Revue du processus de distribution et intégration du partenaire en charge du centre de distribution au sein de ProConcept
• Intégration de la fabrication des valves au Brésil

La première phase imposait préalablement de migrer de la version 10.3 à 11.1, ce qui a été effectué de manière transparente pour tous les utilisateurs.

Au cœur de l’entreprise : le logiciel ProConcept ERP

Si Symetis soulage le cœur des malades, le logiciel de gestion ProConcept ERP de ProConcept fait vibrer celui de l’entreprise vaudoise. « Répondant à nos exigences de fabrication les plus élevées (norme ISO 13485 qui concerne les dispositifs médicaux), il soutient notre croissance et nous permet de maîtriser notre activité opérationnelle », relève Alexandre Gimenez, responsable de la chaîne d’approvisionnement (« supply chain »). La clôture financière mensuelle est établie en un temps record (deux à trois jours) et sa fiabilité est sans égal. « À mon arrivée dans l’entreprise il y a un peu plus de deux ans, ProConcept était perçu comme une contrainte et n’apportait pas la valeur ajoutée attendue. Après analyse, il a été identifié que son utilisation n’était pas adéquate ».

Un gros travail préparatoire interne avec mise à jour des données de base, fiabilisation des données dynamiques par revue de processus et réaffectation des droits d’accès conforme aux rôles et aux responsabilités de chacun a permis de fiabiliser le système. Les utilisateurs ont également été formés pour les tâches à accomplir. « Cette étape a duré environ deux mois, à la suite desquels ils ont compris l’importance d’un emploi juste du système et ont pu en retirer les bénéfices en éliminant de nombreuses tâches sans valeur ajoutée afin de se consacrer à l’essentiel (fin des inventaires physiques de fin de mois, visibilité sur les activités opérationnelles et priorisation adéquate visant à les soutenir, tout cela avec un effort minimum de recherche d’informations). Nous avons également pu supprimer un logiciel de gestion d’entrepôt au profit de fonctionnalités existantes dans ProConcept », explique Alexandre Gimenez.

« Dès lors, nous avons été en mesure d’ajuster nos plans d’approvisionnement et de production à tout moment, grâce à la qualité des informations disponibles en temps réel : nous pouvons évaluer les risques de rupture et aussitôt réagir », souligne le Vaudois.

« Nous garantissons une traçabilité complète en quelques secondes depuis les composants jusqu’aux produits finis et vice versa, ce qui surprend régulièrement les autorités réglementaires qui nous auditent », note Alexandre Gimenez.

Pour parvenir à ces performances, le responsable de la chaîne d’approvisionnement a étroitement collaboré avec les consultants de ProConcept. Dès août 2015, Symetis a pris la décision d’enrichir l’utilisation de ProConcept en trois phases :

• Simplification du processus de réception avec implémentation de la gestion des statuts d’utilisation (en inspection, libéré, quarantaine, rejeté)
• Revue du processus de distribution et intégration du partenaire en charge du centre de distribution au sein de ProConcept
• Intégration de la fabrication des valves au Brésil

La première phase imposait préalablement de migrer de la version 10.3 à 11.1, ce qui a été effectué de manière transparente pour tous les utilisateurs.

Exigences comprises et mise en place éclair

Un mois et demi a été nécessaire pour mettre en place la première phase. « Au lieu d’un long cahier des charges, nous avons exprimé nos besoins à travers un diagramme de flux et des diapositives. Les excellents consultants de ProConcept ont tout de suite compris nos besoins et ont su répondre à nos attentes. » L’intégration des utilisateurs lors de l’établissement des exigences, puis durant les étapes de test et de validation, ont été un facteur majeur de réussite. 

« Nous nous sommes appuyés sur cette première phase pour implémenter la seconde phase. La revue du processus de distribution et l’intégration de notre partenaire en Allemagne a pris deux mois. Nous ne voulions pas donner un accès à notre réseau informatique à notre partenaire logistique. La fonctionnalité Web access a permis de lever cette contrainte, car elle permet de n’ouvrir qu’une porte sur ProConcept. Notre service clients est maintenant en mesure de sélectionner les produits qui seront envoyés ou qui doivent être récupérés chez nos clients. Notre taux d’obsolescence est passé à zéro contre… beaucoup auparavant. »

La dernière phase a été plus complexe à mettre en œuvre, car il était difficile d’intégrer les utilisateurs du Brésil lors de la définition des besoins. « Nous avons établi un cahier des charges suffisamment ouvert pour permettre un ajustement rapide lors de l’étape d’implémentation. Cette dernière a duré cinq jours : finalisation du système le premier jour, formation les deuxième et troisième jours, introduction des données dynamiques le quatrième jour (inventaires, ordre de production en cours, transferts en cours entre emplacements, …) et mise en place des rapports ainsi que démarrage accompagné dès le cinquième jour. Nous nous sommes également appuyés sur le web access qui offre énormément d’avantages en termes d’architecture informatique et donc de coûts et de maintenance. Un simple ordinateur, une connexion Internet et un accès sécurisé suffisent à travailler dans
ProConcept. »

« Ces trois évolutions successives ont été réalisées dans les délais, les coûts et la qualité requise ! C’est assez rare pour le souligner lorsque l’on parle de projets informatiques », note Alexandre Gimenez.

À la faveur de ProConcept ERP, Symetis dispose désormais d’une image complète de la chaîne de valeur dans un seul système. La redondance des informations a été éliminée, alors qu’elle constitue bien souvent des sources d’erreurs. « La prise de décision s’appuie sur les informations disponibles à un moment précis. Il est ainsi plus simple de prendre la bonne décision lorsque vous disposez des informations en temps réel et qu’elles sont fiables. »

Alexandre Gimenez recommande ce logiciel à toute PME « sans aucune hésitation ». « Son coût est raisonnable, son implémentation rapide. L’outil est flexible et à portée de tous. Le service de maintenance est, de surcroît, très réactif », conclut-il.

Aujourd’hui, trente personnes à Ecublens, quinze au Brésil et six en Allemagne travaillent avec cet outil.

Exigences comprises et mise en place éclair

Un mois et demi a été nécessaire pour mettre en place la première phase. « Au lieu d’un long cahier des charges, nous avons exprimé nos besoins à travers un diagramme de flux et des diapositives. Les excellents consultants de ProConcept ont tout de suite compris nos besoins et ont su répondre à nos attentes. » L’intégration des utilisateurs lors de l’établissement des exigences, puis durant les étapes de test et de validation, ont été un facteur majeur de réussite. 

« Nous nous sommes appuyés sur cette première phase pour implémenter la seconde phase. La revue du processus de distribution et l’intégration de notre partenaire en Allemagne a pris deux mois. Nous ne voulions pas donner un accès à notre réseau informatique à notre partenaire logistique. La fonctionnalité Web access a permis de lever cette contrainte, car elle permet de n’ouvrir qu’une porte sur ProConcept. Notre service clients est maintenant en mesure de sélectionner les produits qui seront envoyés ou qui doivent être récupérés chez nos clients. Notre taux d’obsolescence est passé à zéro contre… beaucoup auparavant. »

La dernière phase a été plus complexe à mettre en œuvre, car il était difficile d’intégrer les utilisateurs du Brésil lors de la définition des besoins. « Nous avons établi un cahier des charges suffisamment ouvert pour permettre un ajustement rapide lors de l’étape d’implémentation. Cette dernière a duré cinq jours : finalisation du système le premier jour, formation les deuxième et troisième jours, introduction des données dynamiques le quatrième jour (inventaires, ordre de production en cours, transferts en cours entre emplacements, …) et mise en place des rapports ainsi que démarrage accompagné dès le cinquième jour. Nous nous sommes également appuyés sur le web access qui offre énormément d’avantages en termes d’architecture informatique et donc de coûts et de maintenance. Un simple ordinateur, une connexion Internet et un accès sécurisé suffisent à travailler dans
ProConcept. »

« Ces trois évolutions successives ont été réalisées dans les délais, les coûts et la qualité requise ! C’est assez rare pour le souligner lorsque l’on parle de projets informatiques », note Alexandre Gimenez.

À la faveur de ProConcept ERP, Symetis dispose désormais d’une image complète de la chaîne de valeur dans un seul système. La redondance des informations a été éliminée, alors qu’elle constitue bien souvent des sources d’erreurs. « La prise de décision s’appuie sur les informations disponibles à un moment précis. Il est ainsi plus simple de prendre la bonne décision lorsque vous disposez des informations en temps réel et qu’elles sont fiables. »

Alexandre Gimenez recommande ce logiciel à toute PME « sans aucune hésitation ». « Son coût est raisonnable, son implémentation rapide. L’outil est flexible et à portée de tous. Le service de maintenance est, de surcroît, très réactif », conclut-il.

Aujourd’hui, trente personnes à Ecublens, quinze au Brésil et six en Allemagne travaillent avec cet outil.

Pourquoi ProConcept ?

• Local: un logiciel conçu et développé en Suisse, pour les PME suisses.
• Expertise: au service des PME de votre secteur depuis 30 ans.
• Technologie: une solution à la pointe de la technologie et agile face aux évolutions du monde économique.

15’000 utilisateurs sur plus de 1000 sites travaillent déjà avec cette solution standard. 
Ils sont de plus en plus nombreux tous les jours.