Es gibt die Finanzierung neuer Projekte ... und dann gibt es Finanzierung von ERP-Projekten

Jedes Unternehmen muss in Ausrüstung und Technologie investieren um die Leistung zu erhöhen, Effizienz zu verbessern und Wachstum sicherzustellen. Ein vorsichtiges Management wird nur Investitionen tätigen, die sich auszahlen. Investitionen, die dem Unternehmen einen Nutzen bringen und die Kosten übersteigen. Es ist daher üblich, jede potenzielle Investition mit einer Kosten-Nutzen-Analyse zu betrachten, bevor der Entscheid für das Projekt getroffen wird.

Im Falle von Produktionsanlagen, ist die Kosten-Nutzen Analyse recht unkompliziert.  Die neue Ausrüstung wird zu einer höheren Produktionsleistung führen, schnellerem Betrieb, Automatisierung von manuellen Prozessen (und Reduktion von Personalkosten) und anderen leicht quantifizierbaren Nutzen der Investition.

Die Kosten und Nutzen von Informationssystemen kann ein bisschen schwieriger zu berechnen sein. Ihr potentieller Lieferant unterbreitet ohne Zweifel ein komplettes Angebot für Hardware, Software, Installation, die jährliche Wartung und die damit verbundenen Dienstleistungen. Der Anbieter wird möglicherweise andere versteckte Kosten nicht auflisten, die normalerweise anfallen wie z.B. Schulung der Benutzer, Ausfall in der Herstellung oder Produktivität während der Umstellung und Bereinigung der Datenbank. Es ist interessant festzustellen, dass die Gesamtkosten in einer Cloud-Lösung klarer sind, da die überwiegende Mehrheit der System- und Support-Kosten in die monatliche Gebühr gebündelt werden. Die Kapitalkosten für das Vor-Ort-System, im Vergleich zur den Betriebskosten einer Cloud-Lösung, fallen ebenfalls ins Gewicht.

Ein effektiv eingesetztes ERP-System wird meist eine sehr gute Kapitalrendite erbringen. Neben den offensichtlichen Renditen wie reduzierte Lagerhaltung und höherer Produktivität, ist es schwieriger die Vorteile zu werten, wie verbesserter Kundenservice, reduziertes Durcheinander in der Produktion, stärkere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, sowie höhere Qualität um nur einige zu nennen.

Es ist notwendig, die Kosten und die erwarteten Vorteile über einen bestimmten Zeitraum zu betrachten, weil die Kosten stark frontlastig sind (höher im ersten Jahr und niedriger danach), während dem Vorteile in der Regel erst später akkumulieren, nachdem das System vollständig umgesetzt wird und operative Verbesserungen einsetzen. Wie lange sollte diese Betrachtungsdauer sein? Das ist eine Frage für Ihre Buchhaltung und Finanzabteilung. Wir sehen oft 5-Jahres ROI-Analysen, obwohl die meisten Unternehmen ihre ERP-Systeme länger als diese Zeit behalten. Warum? Das ERP ist im Zentrum eines Unternehmens und ein ERP-System zu ersetzen ist eine grosse Investition an Zeit, Ressourcen und Geld. Und das bringt uns zurück zum Anfang, zur Rechtfertigung der Finanzierung neuer Projekte.  Glücklicherweise sind die meisten Unternehmen in der Lage bedeutende Vorteile aus einem neuen System zu ernten, wie auch verbesserte Prozesse und Kontrollen die daraus folgen.

Erzielt Ihr Unternehmen einen vollen Nutzen aus dem bestehenden ERP-System? Würde ein neues, anderes System genügend Rendite bringen, um einen Ersatz zu rechtfertigen?