7 Ratschläge für das Gelingen Ihres ERP-Projekts

Wenn Sie ein ERP-Projekt starten, muss Ihr Team unbedingt darauf vorbereitet werden, die Hindernisse zu umgehen, die den Erfolg schmälern könnten. Und es wird viele davon geben. Gemäss unseren Experten, die über langjährige Erfahrung in der Industrie verfügen, sind manche der häufigsten Fehler relativ leicht zu vermeiden.


1. Die Zustimmung der Geschäftsleitung erhalten

«Es ist erstaunlich, aber dies ist einer der häufigsten Gründe für die Blockierung eines Projekts. In manchen Fällen haben die Unternehmen viel Zeit investiert, um ERP-Lösungen zu suchen und zu evaluieren, um dann herauszufinden, dass das JA der Geschäftsleitung nicht wirklich ein JA war», präzisiert Scott Malia, COO von Forterro.
Vergewissern Sie sich, dass Sie die Personen identifiziert haben, die ermächtigt sind, das ERP-Projekt zu genehmigen. Eventuell sind die Zustimmung des Direktors und der  Geschäftsleitung nicht ausreichend. «Viele Kunden dachten, sie bräuchten das Einverständnis des Verwaltungsrats nicht, und realisierten ihren Fehler erst spät.” fügte er an.
Es ist auch wichtig, Ihrer Geschäftsleitung die Gesamtkosten eines ERP-Systems klar darzulegen, fügte Malia hinzu. «ERP ist nicht nur aus finanzieller Sicht kostspielig, sondern erfordert auch, dass wichtige Mitglieder Ihres Teams viele Arbeitsstunden investieren, um sicherzustellen, dass es ein Erfolg wird.»

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3. Bilden Sie das richtige Projektteam 

Bei jeder Art von grösseren Softwareprojekten werden Sie schnell feststellen, dass Ihr internes Team einen erheblichen Zeitaufwand erfordert. Mit einem ERP-Projekt, das sechs Monate oder länger dauern kann, sind Sie vielleicht versucht, dieses Personen anzuvertrauen, die über mehr Kapazitäten verfügen als Ihre leistungsfähigsten Mitarbeitenden. Das wäre ein Fehler.
«Es ist unerlässlich, die Mitarbeitenden zu identifizieren, welche die gewünschten Bereiche bestens kennen, wie z.B. Produktionsprozesse, Buchhaltung, Personalwesen, Projektmanagement und Marketing», sagte Håkan Magnusson, Verkaufsleiter bei Jeeves Information Systems AB in Schweden. «Die wichtigsten Beteiligten sind die Key-User, d.h. die Menschen, die im Mittelpunkt der Aktivität stehen und jedes Detail kennen. Verlassen Sie sich nicht auf den Rat von Leuten, die das ERP nicht nutzen werden.»
Nachdem Sie Ihr Projektteam aufgestellt haben, müssen Sie alle Ihre Mitarbeitenden davon überzeugen, dass das ERP-Projekt für das Unternehmen prioritär ist.

 

4. Beziehen Sie die Benutzer von Anfang an mit ein

Sie können den ganzen Weg bis zum Ende eines ERP-Projekts gehen und sich über den Fortschritt freuen, den Sie gemacht haben - aber unterschätzen Sie nicht den Widerstand Ihrer Mitarbeiter gegenüber der Veränderung.
Alexander Crettol, SolvAxis Service Manager, empfiehlt die Anwender von Anfang an in das Projekt einzubeziehen.. Andernfalls könnte sich das System nur langsam durchsetzen.  «Das Schlimmste, was man tun kann, ist zu vermeiden, dass Mitarbeiter in der Anfangsphase einbezogen werden und sich dann weigern, das neue Projekt zu übernehmen», sagte er. «Dies wird nicht funktionieren.»
Obwohl es unvernünftig ist zu glauben, dass Sie die volle Zustimmung erhalten, können Sie damit beginnen, Ihre Teams nach den Herausforderungen ihres täglichen Lebens zu befragen. «Auch Sie nicht alle glücklich machen können, können Sie ihnen wenigstens zuhören.»
Trotz aller Anstrengungen, die Sie unternehmen werden, um Ihre Teams zu engagieren, erwarten Sie einen gewissen Widerstand. Es liegt in der Natur des Menschen, sich dem Wandel zu widersetzen. Durch fundierte Schulungen können Sie den Anwendern helfen, das nötige Vertrauen zu gewinnen, um sich an das neue System anzupassen.

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6. Arbeiten Sie mit "sauberen" Daten

Die Bereinigung Ihrer Daten ist eine weitere wichtige Aufgabe, die einen grossen Zeitaufwand erfordert. Doch der Gewinn ist enorm, so Crettol.
«Wenn Sie ein neues ERP-System mit veralteten Daten koppeln, riskieren Sie, dass das Projekt scheitert», sagte er. «Ihr System funktioniert nicht richtig, wenn Sie Daten übertragen, die Duplikate vom alten System enthalten.»

 

7. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse

Es ist wichtig, Ihre neuen Geschäftsprozesse nach den Änderungen, die sich aus einem ERP-Projekt ergeben, zu dokumentieren. Es ist ein weiterer praktischer Tipp, der spätere Komplikationen minimieren kann und gleichzeitig eine unschätzbare Ressource für Ihre Mitarbeiter darstellt. «Unterschätzen Sie nicht die Störungen, die auftreten können, wenn Mitarbeiter die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen», sagt Jean Christophe-Piguet, Support-Berater bei SolvAxis. «Es kann zum Verlust von wichtigen Informationen führen.»